Funktionalitet

GDPR närmar sig - vi är redo!

GDPR.jpg

Vad är GDPR?

Den 25:e maj 2018 införs EU:s nya dataskyddsförordning, General Data Protection Regulation (GDPR) som innebär hårdare krav på hantering av personuppgifter. GDPR ersätter den svenska Personuppgiftslagen (PUL) och påverkar alla företag som samlar in, processar, lagrar och sprider uppgifter som på ett eller annat sätt kan knytas till en individ, både strukturerad och ostrukturerad data (t.ex. e-post).

Skillnaden mellan PUL och GDPR kan kort beskrivas som att företag inte längre har rätt att äga personuppgifter utan nu bara lånar dem och att företagen måste visa på vad de använder personuppgifterna till.

Såvida lagringen av personuppgifter inte är ett lagkrav (t.ex. inom sjukvård, juridiska krav eller bokföringslagen) så krävs det samtycke från den enskilde för att lagra dennes personuppgifter och denna kan när som helst återkalla sitt samtycke, begära ändring eller borttag samt kräva utdrag av sina personuppgifter ur systemet. Samtycket gäller enbart för de specificerade ändamålen. Behandling utöver detta kräver nytt samtycke.

Tillsynsmyndigheter kan döma ut dryga böter (upp till 20 miljoner euro, eller 4 % av omsättningen) samt skadestånd till drabbade personer om förordningen inte följs. Varje bolag bör därför utse en personuppgiftsansvarig som är ansvarig för att bolagen dels följer förordningen samt ansvarar för dataskydd då dataintrång måste rapporteras till tillsynsmyndigheten. Personuppgiftsansvarige skall även veta vilka register med personuppgifter företagen innehar.

Dataskyddsförordningen gäller enbart fysiska personer, ej juridiska, där databehandling sker inom EU. Juridiska personer utanför EU som bedriver verksamhet inom EU träffas dock också av den nya förordningen.


Hur möter Nordkap upp mot GDPR kraven!?

Generellt sparar vi  mycket begränsad mängd persondata i Nordkap, och nu när det nya regelverkat börjar gälla kommer vi begränsa det ytterligare.


Lagringsminimering

Användarprofiler som inte används eller avslutats inaktiveras och anonymiseras. Avslut av användare görs av Nordkaps support efter begäran från användare/kundrepresentant, tex när en tidigare användare inte skall arbeta med Nordkap längre. Nordkaps support når du på support@nordkap.se.


Uppgiftsminimering

Vi tar bort fältet adress och telefonnummer från användarprofilen då det inte krävs för användande av Nordkaps tjänster. Namn och e-post adress kommer vara det som krävs för att logga in och arbeta i Nordkap.

Dataportabilitet

Du har möjlighet att få din persondata exporterad från Nordkap. Kontakta då vår support för hjälp.

Privacy by design

Vi informerar vid fritextfält att personuppgifter inte skall anges om det inte är nödvändigt för nyttjande av Nordkap på ett lagligt och effektivt sätt. Det kommer också finnas en länk till Privacy Policy för Nordkap på profilsidan som respektive användare har tillgång till.

Säker hantering av personuppgifter

Vi arbetar kontinuerligt på att förbättra våra säkerhetsrutiner och funktioner och har sedan en tid tillbaka gått över till Basefarm som serverleverantör.  Säkerhet var den viktigaste parametern vid valet av leverantör och ni kan läsa mer om samarbetet på Basefarms hemsida.

Certifikat i Nordkap

 

Vi ser att allt fler Svenska fastighetsbolag emitterar certifikatprogram som ett komplement till företagens låneportfölj. Det är en kortfristig och just nu relativt billig finansiering, som kan vara smidig att använda sig av, men som också kräver en backup. I Nordkap finns därför möjligheten att registrera certifikat och kreditfaciliteter (backup), följa upp de olika låneinstrumenten i standardrapporter, exportera data till Excel samt föra över data till sitt redovisningssystem. 

Rapporter och nyckeltal

Certifikat inkluderas och kan analyseras i Nordkaps standardrapporter för Upplupet, Budget, Förfall samt Portföljrapport. Kostnader och förfall kan följas upp på ett strukturerat sätt. Analys av kapitalbindningen knutet till outnyttjade backupfaciliteter kan utföras. 

I Nordkap portföljrapport presenteras nyckeltal för er organisation. Ni kan snabbt och enkelt få fram nyckeltal som inkluderar certifikat t.ex. Skuldvolym, Snittränta, Kapitalbindningstid.

Certifikat till bokföring

Certifikat tas med i de bokföringsfiler som skapas från Nordkap och det går att hantera enligt den princip som gäller för just er organisation. Certifikat har i regel ingen räntekupong utan räntan inkluderas i det belopp som betalas tillbaka när certifikatet löper ut. I Nordkap är det möjligt att beräkna ränta alternativs upplupen ränta vid ett givet tillfälle och varje organisation kan välja enligt vilken princip man vill bokföra räntan,  på första eller sista dagen för certifkatets löptid. Upplupen ränta kan inkluderas i bokföringsfiler som kan läsas in i organisationens redovisningssystem.

För de organisationer som inte aktiverat möjligheten att skapa bokföringsfiler kan den upplupna räntan också tas ut i en standardexport som kan exporteras till Excel som bokföringsunderlag. 

Vill du komma igång med certifikat?

Är du intresserad av att veta mer om hur certifikat, kreditfaciliteter och överföring av data till ekonomisystem fungerar samt få en prisuppgift kontaktar ni er kundansvarig eller vänder er till någon av nedanstående. Du kan också klicka på knappen "Kontakta mig" nedan så återkommer vi till dig så snart vi kan. 

 

Malin Sundberg

Head of Customer Relations
malin.sundberg@nordkap.se
+46(0)703 330 934

Stefan Silfvercrantz

Head of Sales
stefan@nordkap.se
+46(0)707 271 662